En la operación de un fondo, es común que los emprendedores se enfrenten a dificultades para entender a cabalidad cómo operar de manera correcta para administrar y documentar los dineros. En este artículo te presento algunos consejos que te ayudarán a ordenar de manera correcta y contemplar todos los puntos necesarios para minimizar posibles problemas con tu rendición financiera.

Para empezar, es fundamental tu organización y atención en todas las actividades del proceso. Es esperable que te parezca mucho más entretenido participar en los talleres y mentorías, a estar revisando la administración y ejecución de gastos. Pero mucho ojo, que este ítem es uno de los más importantes. 

Evitar rechazos 

Uno de los aspectos principales para poder disminuir la posibilidad de que rechacen un documento rendido es llevar tu información tributaria al día. Esto implica el pago del formulario 29, y junto con ello, tener un orden de las facturas que vas recibiendo en el SII y que vas a rendir en tu proyecto. También es muy importante que las boletas de honorarios cumplan con la normativa vigente establecida por SII.  

Olvídate de los pagos en efectivos, eso ya quedo atrás. Es importante tener un centro de costo exclusivo para tu proyecto, donde en lo posible, siempre anda un paso adelante y ten una cuenta empresa ya abierta o empieza a realizar los trámites para conseguir una a la brevedad, con esto te ahorras realizar miles de transferencias a última hora. 

Por otro lado, siempre revisa tu carta de aprobación del fondo adjudicado, con ello sabrás cuándo puedes empezar a gestionar los dineros y cuándo termina el periodo de ejecución de tu proyecto. Ya sean 9 ,10 o 12 meses los que estés ejecutando, intenta siempre guiarte por tu presupuesto inicial, para que así no se te olvide ningún gasto que habías determinado al principio de este viaje. 

Como hemos visto, son varios los puntos que debes tener en consideración para poder lograr una rendición “perfecta” y para este trabajo, es fundamental que trabajes codo a codo con tus patrocinadores, es con ellos con quien debes resolver tus dudas financieras y entender si los gastos que estás realizando, están siendo bien ejecutados.

¿Cómo lo hacemos en UDD Ventures?

Si somos tu patrocinador, puedes esperar los siguientes beneficios y acompañamiento de nuestro equipo de Finanzas: 

1. Soporte: Orientación en aquellos conceptos que no conozcas en términos financieros y tributarios. 

2. Conocimiento: Capacitaciones, entrega de herramientas y manuales para que puedas introducirte en el lenguaje que se ocupa en las rendiciones. 

3. Supervisión: Reuniones de seguimiento donde puedes lograr reorganizar tu presupuesto en función de lo gastos y obtener el mayor beneficio del subsidio asignado. 

4. Apoyo: Los ejecutivos financieros brindamos apoyo en los procesos administrativos y en la conducción y desarrollo de tu proyecto para el cumplimiento del presupuesto. 

En síntesis, es importante mantener una comunicación directa, constante y fluida con tu patrocinador, ya sea el ejecutivo financiero o ingeniero de proyectos el cual estará atento para detectar cualquier eventualidad y resolver dudas que surjan durante el proceso. Esto te permitirá disminuir a tiempo errores comunes y situaciones complejas, evitando rechazos y sacando el máximo provecho a los recursos obtenidos en tu subsidio.